Questions –Réponses Concernant l’Appel à Manifestation d’Intérêt – AMI-3 Formations et accompagnements techniques individualisés des OSC de niveaux (2, 3 et 4) dans les domaines de fonctionnement, gouvernance interne, recherche de financement, décentralisation et genre.

Référence de l’AMI: HIBISCUS/IDPC-PA/AMI-3

Questions reçues entre le 05 et le 16 juillet 2019

Questions Reponses
1.        Est-ce qu’une OSC peut demander de formations et accompagnement techniques sur plusieurs thématiques de l’AMI-3? Oui, une OSC peut solliciter des formations et accompagnement technique sur plusieurs thématiques de l’AMI-3, mais dans la limite du budget prévu.
2.        Pourquoi les dépenses seront effectuées par l’UGP alors que les OSC de niveaux 2, 3 et 4 sont capables de gérer leurs budgets? C’est d’ordre procédurale. En Appel à manifestation d’intérêt, les OSC bénéficient de services de formations et d’accompagnement technique et ne gerent pas directement les resources financières destinées à la mise en oeuvre de ces services.
3.        Est-ce qu’une personne peut être déléguée par les OSC d’une localité pour deposer leurs propositions à UGP? L’organisation du dépôt des propositions relève de la responsabilité des OSC qui postulent. Elles sont libres de s’organiser à leur convenance. L’UGP recevra toutes les propositions déposées à son niveau et délivrera un accusé de réception signé et daté pour chaque proposition reçue.
4.        Est-il possible de postuler en consortium? Non, le consortium n’est pas admis pour cet appel à manifestation d’intérêt. Chaque entité doit postuler individuellement.
5.        Pourquoi le nom HIBISCUS pour le programme. HIBISCUS est le Sigle du programme dont l’intitulé complet est: Harmonisation et Innovation au Bénéfice des Initiatives de la Société Civile d’Utilité Sociale.
6.        Les points focaux régionaux en tant OSC faîtières de niveau 3 sont éligibles, est-ce qu’il n’y aura pas une situation conflictuelle de juge et partie? Non, il n’y aura pas de situation conflictuelle. Les points focaux régionaux postulent en tant qu’OSC faitière de niveau 3 comme toute autre OSC. Les demandes ne sont déposées à leurs niveaux et les points focaux régionaux ne prennent part à aucun moment au processus de selection des OSC dans le cadre de cet AMI.
7.        Que veut dire UGP et AMI? UGP = Unité de Gestion du Programme;

AMI = Appel à Manifestation d’Intérêt.

8.        Est-ce que les réponses aux questions à publier sur le site du programme ne peuvent pas être envoyées directement par mail aux OSC sur la base des listes de presence aux sessions d’information de l’AMI-3? Selon la procédure, l’autorité contractante (UGP du programme HIBISCUS) a l’obligation de publier les questions et les réponses sur les sites comme les lignes directrices pour des raisons d’équité et de transparence.
9.        Une révision de montant par niveau d’OSC est-il possible? Non, une révision de montant par niveau d’OSC n’est plus possible. Les lignes directrices de l’AMI-3 ont été approuvées avec ces montants par niveau d’OSC.
10.   

 

Au cas où le point focal regional du programme HIBISCUS est bénéficiaire en tant qu’OSC faîtière régionale, qui fera son suivi? Au cas où le point focal du programme est bénéficiaire de l’AMI-3, son suivi sera effectué par l’UGP du programme HIBISCUS.
11.    La communication fait-elle partie du champs d’intervention du programme? Si oui à quel niveau ? Non, la communication n’est pas une thématique d’intervention du programme; cependant elle est généralement transversale à toutes les activités du programme.

Aussi les nouveaux acteurs de la société civile (acteurs et actrices des réseaux/médias sociaux) sont une cible du programme et la communication y trouve son compte avec les bloggeurs, chroniqueurs, facebookers, etc.)

12.  Si Si une OSC sollicite de formations sur deux thématiques différentes, est-ce que le montant de sa demande peut être le double du montant par OSC indiqué dans les lignes directrices? Non, quel que soit le nombre de thématiques sur lesquelles une OSC sollicite de formations, le montant indiqué par niveau d’OSC dans les lignes directrices ne change pas. L’OSC doit s’assurer que le budget indiqué puisse couvrir sa demande.
13.    Est-ce qu’un bureau d’étude d’une région peut être mobilisée pour la formation et l’accompagnement technique d’une OSC bénéficiaire dans une autre région? Oui, c’est possible s’il n’y a pas la compétence recherchée parmi les bureaux d’études rétenus de la région dans la base de données du programme HIBISCUS. Cependant, le programme souhaite, dans la mesure du possible, un rapprochement entre les prestataires et les bénéficiaires mais la qualité du prestataire prime sur sa proximité avec le bénéficiaire.
14.    Est- ce que l’appui que les OSC bénéficieront est un don ou est remboursable? L’appui que le programme HIBISCUS apportera aux OSC bénéficiaires dans le cadre de AMI-3 n’est pas remboursable.
15.    Pourquoi le programme n’a pas publié les résultats de AMI-2 avant de lancer l’AMI-3? Le programme n’est pas obligé d’attendre la publication des résultats d’un AMI avant de lancer un nouvel, les deux ne sont pas liés. Les résultats d’un AMI sont publiés après évaluation et approbation.
16.    Les OSC doivent-elles apporter une quote-part dans le cadre de l’AMI-3? Les lignes directrices de l’AMI-3 n’exigent pas de quote-part des OSC.
17.    Une même OSC peut-elle bénéficier de l’AMI et de l’AP? Oui à condition de remplir les critères d’éligibilité de l’AMI et l’AP.

Eventuellement, celles qui pourront bénéficier de l’AP seront spécifiées dans les lignes directrices des AP qui seront lancés.

18.    Les OSC peuvent-elles bénéficier de l’accompagnement technique des points focaux régionaux? Les points focaux régionaux sont à la disposition des OSC dans les régions pour leur expliquer les lignes directrices et les annexes relatives à l’AMI-3. Et aussi partager avec elles les réponses des questions posées lors des journées d’informations. Enfin, les OSC peuvent bénéficier de l’accompagnement technique du Point Focal en termes d’appui-conseil.
19.    Les sessions d’information sur l’AMI-3 seront-elles limitées aux capitales régionales ? Et les autres localités des régions ? Les sessions d’information sur l’AMI-3 se tiennent uniquement dans les capitales régionales. Cependant, les points focaux régionaux et autres OSC sont encouragés à diffuser les informations dans les autres localités des régions.
20.    Les OSC peuvent-elles déposer leurs dossiers auprès du Point Focal Régional? Non, les propositions de candidature de l’AMI-3 doivent être déposées uniquement à Bamako à l’Unité de Gestion du Programme (UGP) HIBISCUS sise à Sotuba ACI.
21.    Concrètement, comment les fonds seront gérés s’ils ne doivent pas être remis aux OSC bénéficiaires ? Les fonds concernant l’AMI-3 seront gérés directement par l’Unité de Gestion du Programme HIBISCUS.
22.    Est-ce que les démembrements régionaux et locaux des OSC nationales (faîtières et ONG) peuvent postuler à l’AMI-3 en même temps que leur structure nationale?  Non, une OSC ne peut soumettre qu’une seule demande à l’AMI-3. Cette demande peut provenir du national, regional ou local. Au cas où la demande provient du niveau regional ou local, l’OSC nationale doit donner son accord à cet effet.
23.    Est-ce qu’une radio libre peut postuler à AMI-3? Non, une radio libre n’est pas éligible à l’AMI-3; cependant une association ou une union de radios libres  est éligible.
24.    Est-ce qu’une femme leader peut-elle soumettre son projet à l’AMI-3? Non, une femme leader comme telle n’est pas éligible. Seules les OSC de niveau 2, 3 et 4 sont éligibles à l’AMI-3.
25.    Est ce que le budget prend en compte les frais de prestation des consultants? Oui, les coûts de prestations des consultants ou bureaux d’études sont inclus dans le montant du budget à hauteur de 35% le maximum.
26.    Est ce que les dépenses liées à la prise en charge du personnel de l’OSC sont éligibles? Oui, mais uniquement le personnel directement lié à l’exécution du projet, justifié et seulement que lorsque l’OSC ne demande que l’accompagnement technique individualisé.
27.    Qui gère les fonds des activités sur le terrain pour les OSC de niveau 2? L’UGP et elle peut déléguer cette tâche si nécessaire au consultant et/ou bureau d’étude chargé de la formation et l’accompagnement des OSC bénéficiaires.
28.    Est ce que les frais de gestion sont éligibles? Non, les frais de gestion ne sont pas éligibles.
29.    Est –ce que les dossiers de candidature peuvent être envoyés par courrier électronique à l’UGP? Non, tous les dossiers doivent être déposés en version dure au niveau de l’UGP à Bamako contre un accusé de réception. L’envoi par courrier électronique n’est pas accepté.
30.    Est –ce que les OSC de base sont concernées par l’AMI-3? Non, les OSC de base ne sont concernées par l’AMI-3.

L’AMI-3 concerne uniquement les OSC de niveaux 2, 3 et 4.

31.    Les ONG qui ne disposent pas de plan stratégique ou de plan d’actions pluriannuel peuvent t’elles postuler ou pas à l’AMI-3? Le plan stratégique ou de plan d’actions pluriannuel de l’OSC est indispensable pour l’évaluation de la conception de sa demande. En plus, il s’agit du renforcement des capacités de l’OSC pour améliorer la mise en oeuvre de son plan d’actions pluriannuel ou de son plan stratégique élaboré avec la participation de ses membres.
32.    Ménaka étant promulgué région à part entière qu’allons-nous faire maintenant? Le programme a déjà tenu compte en mettant ensemble Gao/Ménaka et augmenter le budget en consequence.
33.    Le plan de renforcement institutionnel et organisationnel d’une organisation peut-il être considéré comme son plan stratégique? Dans le cadre de l’AMI-3, un plan de renforcement institutionnel et organisationnel peut suffir. Cependant, la demande de l’OSC doit être en lien avec la mise en oeuvre de ce plan.
34.    Où peut-on trouver les canevas en annexes des lignes directrices? Les lignes directrices et les annexes sont disponibles au niveau des points focaux dans les régions, au siège du programme HIBISCUS à Sotuba ACI à Bamako et sur les sites internetsuivants : http://www.hibiscusmali.com / www.confedmali.net
35.    Quelle est la durée maximum d’un projet? La durée maximum d’un projet est de 10 mois.
36.    Une OSC peut –elle postuler pour intervenir dans une localité outre que celle de son siège ? Oui, le siège d’une OSC peut être dans une localité différente de sa zone d’intervention. Cela ne l’empêche pas de postuler.

NB : Les présentes réponses aux questions font partie intégrante des lignes directrices y afférentes à cet AM

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